Comment mettre en place et animer de façon régulière un Comité de Pilotage dans son entreprise ? C’est une question à laquelle tout dirigeant est un jour confronté, soit parce qu’il cherche de façon pro-active à optimiser le management de ses projets, soit parce qu’il a été confronté à de sérieuses difficultés dans la gestion de projets clefs de son entreprise et qu’il s’est dit avec raison « plus jamais ça » !
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage projet (COPIL) ?
Le comité de pilotage, également appelé COPIL ou steerco, est une instance regroupant des cadres de haut niveau de l’organisation du projet et le manager projet. Particulièrement important dans la réussite des projets, le COPIL permet de faire un point d’avancement régulier et de prendre des décisions stratégiques afin d’atteindre les objectifs fixés.
Les missions du comité de pilotage sont variées :
Définir la direction stratégique en accord avec la vision globale de l’entreprise – notamment les objectifs, les dates clés et le budget alloué
Suivre l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs
Veiller au bon déroulement du projet et prendre des décisions liées aux points de blocages
Impliquer les parties prenantes et résoudre les éventuels conflits
Quels sont les membres du COPIL ?
Le choix des membres du COPIL tient une place importante dans la réussite du projet et l’atteinte des objectifs. La sélection peut avoir un réel impact sur la dynamique et l’issue du projet. Le comité de pilotage doit être composé d’une équipe de responsables seniors et d’experts internes et/ou externes permettant de faciliter la communication entre les différentes parties prenantes.
On retrouve habituellement en membres clés :
Pour la réussite du projet, il est primordial que chacun des membres du COPIL aient :
De l’autorité et du pouvoir décisionnel dans son département
Une position de moteur et une envie de voir les choses changer
Un attrait pour le projet et sa thématique
A quelle fréquence doit se tenir un COPIL ?
La périodicité des comités de pilotage dépend de plusieurs facteurs : taille du projet, durée envisagée, valeur pour l’entreprise … Pour permettre un bon suivi de l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés, il est indispensable d’intégrer les réunions du COPIL dans une routine de management. La fréquence préconisée est mensuelle. Au-delà d’un mois, il y a un risque de perte de suivi du projet. A contrario, les faire plus régulièrement impose un rythme difficile à tenir et les sujets abordés risquent de devenir trop opérationnels.
Néanmoins, à la demande du chef de projet et/ou du sponsor, des comités de pilotages exceptionnels peuvent être tenus – en dehors de cette période – pour traiter des points bloquants nécessitant une décision de la gouvernance du projet.
L’appel à des prestataires externes – quel avantage ?
On peut parfois faire appel à des personnalités extérieures à l’entreprise afin de donner du peps à la vision ou à l’exécution du projet, ou encore faire appel à des experts qui permettront de clarifier certains sujets et/ou à éliminer certains biais cognitifs potentiellement bloquants de certaines parties prenantes.
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